Entender os tipos de benefícios que podem ser oferecidos aos empregados e como classificá-los da forma correta é fundamental para quem é empregador. A ajuda de custo é um elemento importante em muitos setores, mas muitas empresas ainda usam essa nomenclatura para pagamentos diversos – e acabam correndo riscos desnecessários.

Acompanhe para saber, na prática, o que é e como pagar ajuda de custo de forma correta e segura para seus empregados – evitando custos desnecessários.

O que é ajuda de custo

A ajuda de custo é uma quantia paga pelo empregador ao empregado para cobrir despesas extraordinárias relacionadas ao trabalho.

O ponto central é que o valor da ajuda de custo deve estar ligado a despesas específicas do empregado relacionadas ao trabalho. Essas despesas podem incluir vestimenta específica (não uniforme), treinamentos, materiais de preparo ou qualificação, estacionamento para trabalhar, entre outras que sejam próprias de cada situação de trabalho.

Fundamentação legal para pagamento de ajusta de custo

A ajuda de custo tornou-se mais segura para a empresa após a Reforma Trabalhista. 

Conforme o art. 457, § 2º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), as ajudas de custo não são consideradas parte do salário. Dessa forma, não são sujeitas a encargos trabalhistas e previdenciários, diferenciando-as de outras verbas salariais.

Mas atenção! Isso não significa que a ajuda de custo pode ser paga “por fora”. Ela deve constar em folha de pagamento de forma clara e ter documentação própria.

Critérios para pagamento de ajuda de custo

A ajuda de custo deve ser claramente vinculada a despesas oriundas das atividades laborais do empregado. É crucial que haja um motivo explícito para o pagamento, relacionado diretamente com o trabalho desempenhado. 

É aqui que muitas empresas erram, querendo pagar ajuda de custo para aumentar a remuneração do empregado, porém sem qualquer lastro em uma efetiva despesa, ou seja, sem um efetivo “custo”. Esse é um erro grave que pode custar muito caro lá na frente.

Com uma boa orientação jurídica, é possível pagar diversas verbas não remuneratórias, aliviar o custo da folha, porém sem correr o risco de pagar ajuda de custo sem que o empregado tenha efetivamente tido um custo. Há diversas opções atualmente e não há porque correr esse risco.

Documentação e transparência

Mesmo que a ajuda de custo não esteja prevista no contrato de trabalho ou em um aditivo contratual, é essencial que a empresa mantenha documentação detalhada sobre a origem e o fundamento desse pagamento.

 Isso inclui em que condições ela é devida, os valores a serem pagos e a periodicidade. A documentação pode ser formalizada através de políticas internas ou outros mecanismos, mas deve estar sempre discriminada no recibo de pagamento de forma clara e objetiva. 

Também é fundamental que a empresa se certifique de que o empregado sabe e entende do que se trata aquele pagamento. Essa preocupação com a boa comunicação pode evitar ações trabalhistas e problemas futuros.

Cuidados na interpretação e pagamento da ajuda de custo

Para proteger a empresa de possíveis disputas trabalhistas, a ajuda de custo deve ser interpretada de forma restritiva. 

Isso significa que o “custo” deve estar diretamente associado ao trabalho desempenhado pelo empregado, e não incluir despesas pessoais ou de manutenção da vida cotidiana. 

Por exemplo: todos nós temos custos com roupas e sapatos ao longo da vida, portanto esse não é um custo relacionado ao trabalho. Porém, se a empresa pede que os empregados trabalhem de terno e gravata e com um sapato de determinado tipo, poderá pagar uma ajuda de custo para isso – pois há uma despesa específica com o tipo de roupa solicitado para o trabalho. Não é uma obrigação da empresa, mas é algo que pode ser acordado e pago.

Esse exemplo ainda é diferente da exigência de uniforme, que deverá ser fornecido gratuitamente pela empresa.

Melhores práticas para pagamento de ajuda de custo

Empresas devem seguir algumas práticas para garantir uma gestão eficaz da ajuda de custo:

• – Defina claramente as políticas e condições para a concessão da ajuda de custo;
• – Mantenha uma documentação rigorosa e detalhada;
• – Assegure que os pagamentos estejam em conformidade com as leis trabalhistas e fiscais;
• – Comunique claramente a natureza e o propósito da ajuda de custo aos empregados;
• – Conte com uma análise jurídica especializada para orientar sua empresa e evitar problemas maiores e passivo trabalhista.

A ajuda de custo, quando bem administrada, é uma ferramenta valiosa para apoiar os empregados nas funções que exigem gastos extraordinários e pode ser um grande diferencial da sua empresa na retenção de talentos e bom ambiente de trabalho.

Contudo, é crucial que sua empresa esteja bem orientada para dar a nomenclatura e o tratamento correto a cada verba, conforme a situação prática do dia a dia da sua empresa, por isso, investir em uma assessoria jurídica especializada é tão importante.

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