É na folha de pagamento que se registram os valores referentes a remuneração dos empregados e os encargos legais aplicáveis. Mensalmente, a empresa deverá gerar ainda um demonstrativo de pagamento, também chamado de holerite, especificando todos os valores creditados do empregado e também os descontos realizados, devendo a empresa manter uma via e entregar outra ao empregado.
Sendo o holerite o documento que comprova todas as verbas pagas ao obreiro e também os descontos realizados, veja abaixo dois cuidados fundamentais na sua elaboração:
Discrimine todas as parcelas – fuja do salário complessivo
Entende-se por salário complessivo o pagamento de um único montante ao empregado, englobando todas as verbas a que ele tem direito, sem a devida discriminação – e essa prática é proibida!
Ao realizar a contraprestação pelo serviço prestado pelo empregado, a empresa deve fazê-lo de modo a facilitar a conferência da correção dos valores pagos e descontados.
Diante disso, não é permitido ao empregador englobar, em um único montante, verbas distintas a que faz jus o empregado. Ao elaborar o demonstrativo de pagamento, tenha sempre o cuidado de discriminar cada parcela devida ao seu colaborador e qual o valor pago por ela, para que este possa conferi-las facilmente.
São exemplos de parcelas a serem discriminadas: salário, horas extras, adicional noturno, adicional de insalubridade, comissões, entre outros. Também deverão constar discriminados descontos como previdência social (INSS) e Imposto de Renda.
Além de trazer segurança para o empregado, especificar os valores que estão sendo pagos e descontados preserva o empregador, que não ficará obrigado a pagar novamente parcelas já quitadas em caso de ação trabalhista discutindo essa matéria.
Tenha atenção redobrada aos descontos na folha de pagamento
Como regra geral, a norma jurídica trabalhista proíbe descontos empresariais no salário do empregado (art. 462, caput, CLT). Contudo, há diversas ressalvas a essa regra geral, sendo permitido o desconto nas seguintes hipóteses:
- Adiantamentos Salariais: É legal a dedução do adiantamento salarial já realizado. Tecnicamente, não deveria nem sequer ser considerado desconto, pois o que acontece é o efetivo pagamento do salário de forma adiantada, entretanto, a norma trabalhista (CLT) se refere aos adiantamentos como “descontos autorizados”.[1]
- Descontos resultantes de dispositivos de lei: Nessa hipótese encaixam-se diversos descontos, tais como: Vale-transporte, contribuição previdenciária oficial, contribuição sindical obrigatória, entre outros. Lembrando que esses descontos devem ser realizados na forma prevista em lei, que muitas vezes estipula limitadores.
- Descontos relativos a dano causado pelo empregado: O desconto é permitido desde que o empregado tenha causado o dano com dolo, ou seja, com intenção. Veja-se a importância em restar bem claro e comprovado que o empregado agiu com má-fé, tendo a intenção de causa o dano.
Quando o empregado tem culpa pelo dano causado, mas não agiu de má-fé, a lei exige prévia autorização do empregado (sempre por escrito) para que possa ser realizado o desconto. Cabe salientar que a jurisprudência exige que haja uma culpa grave por parte do empregado, para que o desconto seja lícito. Afinal, é o empregador quem deve assumir os riscos da atividade laboral. Comprovando o empregado, por exemplo, que o dano foi causado em razão de uma jornada excessiva de trabalho, a jurisprudência predominante, entende que o desconto não é devido.
- Desconto para integração do empregado em planos de assistência odontológica, médico hospitalar, de seguro, de previdência privada, ou de entidade cooperativa, cultural ou recreativa associativa dos seus trabalhadores: Nessas hipóteses é necessário que empregado autorize previamente, por escrito, o desconto.
Importante destacar que na esfera trabalhista, a realidade dos fatos se sobrepõe às provas documentais, logo, será lícito o desconto se verdadeiro o acordo realizado entre empregado e empregador e comprovada a contraprestação do desconto, ou seja, comprovado que o empregado possui vantagem em detrimento do desconto realizado.
Se comprovada a ilicitude do desconto, a empresa fica sujeita ao ressarcimento de todos os valores descontados e ainda pode responder por danos morais. Daí a importância em consultar previamente um advogado especialista em Direito do Trabalho em caso de dúvidas.
Com os devidos cuidados na elaboração da folha de pagamento e dos demonstrativos de pagamento, você garante maior segurança jurídica para sua empresa e maior transparência na relação com sua equipe.
[1] DELGADO, Mauricio Godinho. Manual de Direito do Trabalho. 2015. p. 81
