Preencher folhas de frequências, passar crachás e registrar a impressão digital. Esses são apenas alguns exemplos de como fazer o controle de ponto. São provas documentais e eletrônicas das horas trabalhadas e folgas usufruídas, bem como de atrasos e ausências.
Contudo, controlar a frequência dos empregados diariamente pode ser uma tarefa complicada. Muitas empresas não dispõem de controle de ponto ou até mesmo sofrem com má-fé provocada por fraudes, o que dificulta ainda mais o controle exato do ponto e da produtividade.
A boa notícia é que existem alternativas para otimizar o controle de ponto dos funcionários. Confira a seguir quatro dicas para fazer um controle de ponto eficiente e, assim, evitar complicações.
1. Usar a tecnologia ao seu favor
Existem sistemas eletrônicos de controle de ponto, como aplicativos online, que são eficientes e asseguram a veracidade e precisão da marcação da frequência que é feita em tempo real.
Esses sistemas ainda podem emitir relatórios contendo o histórico dos registros anteriores que servem como provas em eventuais reclamações trabalhistas. Trata-se de um investimento que sempre reverte em favor da empresa, garantindo mais segurança.
Vale observar que os controles e sistemas precisam observar as normas legais e ser homologados. Por isso vale sempre contar com uma orientação jurídica antes da contratação.
2. Dividir as responsabilidades
Em regra, o setor de Departamento Pessoal de empresa é o responsável pelo relatório de registro de ponto e frequência dos seus funcionários.
Porém, a entrada e saída demanda uma fiscalização mais próxima e diária – o que é inviável ao DP, via de regra.
Por isso, o controle deve ser feito por gestores, líderes ou supervisores imediatos e que conseguem cobrar de uma forma mais ativa e próxima a observância dos horários pelos empregados.
Só assim será possível verificar se os horários estão sendo adequadamente anotados.
Dessa forma, o controle torna-se mais eficiente, pois é feito por dois níveis — pelos gestores e pelo Departamento Pessoal, que fará a revisão dos registros.
3. Respeitar a jornada contratual
Os empregados, via de regra, tem uma jornada regular contratada e esta deve controlada pelo empregador.
Ocorre que, muitas vezes, os próprios superiores do empregado solicitam que ele cumpra jornada diferente da contratada, começando ou terminando seu trabalho em horários diferentes daqueles acordados entre empresa e empregado.
O problema ocorre quando esse trabalho em horário extra é prestado sem que se faça um controle dessas alterações.
Isso pode causar muita confusão e acarretar em controles paralelos de jornada, o que não deve ocorrer!
Caso haja necessidade de alteração do horário de forma permanente ou mesmo adequações quanto à jornada contratual, deve haver formalização, garantindo a correta marcação do cartão ponto, o pagamento de horas extras trabalhadas e os intervalos devidos.
Assim, as empresas devem organizar a realização das tarefas de modo a obedecer as jornadas de trabalho previamente contratadas.
E isso não apenas para que se faça o que é certo, mas também porque o controle paralelo de horas extras causa um grande passivo e a conta geralmente fica muito cara no futuro.
4. Estar atento à legislação
Em regra, o empregador deve observar os excessos de jornada e garantir que eles não ocorram, fazendo as adequações necessárias.
A legislação trabalhista proíbe que o empregado faça mais de 2 horas extras diárias, mesmo que ele seja remunerado devidamente pelo trabalho (art.59 da CLT).
Contudo, algumas convenções coletivas podem prever regras diversas, que deverão ser observadas pela empresa.
Um exemplo muito comum é a previsão de percentual diferente para as horas extras, maior do que os 50% legalmente previstos. Também são relativamente comuns previsões de intervalos extras, não previstos em lei, mas que deverão ser observados caso indicados na convenção coletiva da categoria.
Conhecer a legislação aplicável evita que a empresa crie passivos por não cumprir suas obrigações.
Essas são apenas algumas dicas para fazer um controle eficiente da jornada de trabalho dos empregados. Observar essas questões pode resultar em muita economia para as empresas, que deixam de criar passivo por falta de cuidado ou mero desconhecimento.
O objetivo do nosso blog é a troca de informações e a difusão de conhecimento jurídico com linguagem acessível. Nesse espaço, não prestamos qualquer tipo de consultoria ou análise de casos específicos e o conteúdo desse artigo não serve como consulta.
