À medida que uma companhia começa a crescer, alguns novos desafios de gestão aparecem. Podem surgir problemas relacionados ao cumprimento de obrigações trabalhistas, fiscais e, até mesmo, relacionados à própria organização da administração de colaboradores e processos.

Nesse sentido, especialmente para empresas que passam por um aumento no quadro de funcionários, a gestão da folha de pagamento é capaz de virar tarefa complexa, já que envolve o controle de horários de diversas pessoas e detalhes da jornada de trabalho de cada uma delas.

Pensando nisso, elencamos três dicas para que você possa melhorar a gestão da folha de pagamento e manter o fluxo de processos da sua instituição o mais coordenado possível, evitando prejuízos e aprimorando resultados. Acompanhe!

Os desafios enfrentados por empresas em crescimento

Os gestores de companhias em crescimento têm que lidar com uma série de mudanças com as quais ainda não tiveram contato na maioria dos casos: aumento do número de funcionários, surgimento de novos impostos, clientes com demandas diferenciadas etc.

O planejamento, portanto, pode ser a chave principal para antever problemas e tratá-los da maneira mais adequada possível. No tocante à folha de pagamento, é interessante manter um sistema que monitore as horas trabalhadas, procurar justificativas para faltas tão logo elas ocorram e ter backup de documentos importantes, por exemplo.

O quadro de empregados das instituições tende a ser bastante dinâmico, comportando mudanças com certa frequência. Uma gestão incorreta pode incorrer na realização de contas erradas, pagando valores menores que o devido e gerando prejuízo, o que influencia diretamente no fluxo de caixa da corporação.

Dicas para melhorar a gestão da folha de pagamento

1. Registre as jornadas adequadamente

A folha de pagamento deve conter o registro individual dos períodos trabalhados por cada um dos colaboradores. Os dados de entrada e saída servirão como base para a quantificação dos salários e benefícios a serem concedidos mensalmente.

Por isso, é de extrema importância registrar o ponto dos funcionários de maneira adequada, preferencialmente com sistemas tecnológicos que evitem a perda de dados e conferem maior segurança ao ato, tanto para o trabalhador quanto para o empregador.

2. Recolha assinaturas nos recibos de pagamento

Recolher a assinatura dos colaboradores nos holerites ao pagar as folhas é essencial, garantindo que o funcionário reconhece o pagamento e concorda com os termos do documento.

Além disso, para assegurar respaldo jurídico, o gestor deve preparar documentos assinados que incluam a ciência dos funcionários quanto ao uso de equipamentos de segurança, uniformes, responsabilidade quanto a utilização dos bens da companhia e o que mais julgar necessário.

3. Padronize uma conta bancária para pagamento

Contar com uma conta bancária específica para realizar o pagamento dos funcionários é de grande valia na distinção desse tipo de despesa dos outros gastos. Assim o gestor pode ter uma visão ampla sobre gastos com empregados, impostos recolhidos e pagamento de benefícios.

Ter uma conta própria para isso também é útil no caso de a empresa passar por fiscalização, já que auxilia na comprovação de informações que possam vir a ser requisitadas.

Sistemas informatizados são de grande ajuda para quem quer manter os dados sobre seus colaboradores seguros e em dia, sendo extremamente importantes para melhorar a gestão da folha de pagamento.

Não se esqueça de procurar um software que se adapte às suas necessidades e conte sempre com orientação de profissionais qualificados para estabelecer procedimentos internos da sua empresa, evitando assim passivos desnecessários!

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